掌握会议通知的几大要素

会议通知的要素是时间、地点、参加人员、会议主题、会议主持人。
如果是外部的会议通知，还要写明报到地点、携带资料、路程说明。
这些必须写得准确、简明扼要、清楚，如果这些都丢三落四、含糊不清，很容易让人产生误解，耽搁时间。
写好会议通知，一定要慎重、严谨，最好请别人审核一遍，因为自己有时很难发现错误。

会议通知的格式和主题

会议通知有特定的格式，一般分为标题、主送单位、会议主题、抄送人员、会议主持单位、日期。
主题相当重要，会议主题是会议的讨论重点。
整个会议要围绕这个主题进行，不能偏题；如果没有会议主题，则很可能会漫漫而谈、甚至会发生无休止的争论，造成的结果是花了很多时间，却没有解决实质问题。

会议通知的发送时间

会议通知至少要提前二、三天发送，因为各个参加人员要准备报告材料；如果是年度总结大会，更要提前，有时甚至得要提前一个月，因为准备材料的时间很长。
如果是日常定期的会议，则可以随意点。

会议通知的通知形式

一般党政机关的会议通知都是打印在红头信纸上，通过书信的方式发送至各单位、部门；如果是企业内部的会议，以前也有红头信纸，随着电子化办公的发展，现在已经改成为邮件发送；邮件发送时，主送和抄送名单要设定好，主送为参加会议人员，抄送为总经理、总监等高层人物。

会议通知的布置

负责会议通知的人，一般要提前布置会场，会场布置包括准备投影仪、凳椅、麦克风、录音笔、笔记本电脑、整理各部门人的PPT文件、会议签到表、食物和水，会议前与各参加人员的到签情况。

写好会议纪要

会议的目的肯定是为了解决一些问题，会议正常进行后，负责写会议通知的人，还得写《会议纪要》，记载会议讨论的重点、和发生的问题。
会议纪要最好用笔记本电脑进行，打字速度要快，而且能迅速抓住重点。
写会议纪要最简单的方法是用EXCEL表格记载，写明发生问题、负责人、问题分析，要求解决问题的时间。
会议纪要写好后，要发送至各参加人员，并落实后续问题的跟踪解决。