任务清单太复杂？建立一个完善的系统更节省时间

任务清单不要太繁杂

很多高管都希望自己的任务清单尽可能简短紧急，好避免一个任务一拖拖几天。
作为儿童服装订阅服务商Rockets of Awesome的CEO，在 Rachel Blumenthal看来，简化任务清单就意味着区分轻重缓急。
她通常会先在一张单独的便签上记录下每天优先要做的事项——“3到8项一天内必须完成的任务”，这时候便利贴就是个不错的选择，因为一张纸上只能写下这么多任务。

但Blumenthal并不只是手写任务便签；有时候她还会把自己要做的最重要的事情写在手上，“把任务写在拇指和食指之间，这样我一整天都能看见，就不会忘记完成了。
”

处理自己记得的任务

和Blumenthal一样，高档床上用品公司Boll & Branch的CEO Scott Tannen，也会写便利贴，不过他只在特别有必要的时候写。
否则，他根本不会费心去做任务清单。
他说，“不管你们信不信，我很少把要做的事情写下来，我通常都是尽量把事情记在自己脑子里，或许很多人觉得记这么多事情大概要疯了，但我一般不会忘记自己要做的事情，至少不会忘记自己该记的事情。
”

查看收件箱

这个方法很大众化。
当某些人还在用Evernote，Google Keep，或记笔记的时，很多高管已经抛弃这些传统任务管理程序。
相反，他们经常选择Slack和Trello这样的平台管理自己要做的事情。
初创公司Managed by Q的CEO Dan Teran表示，“我是Gmail星标邮件功能的忠实用户，我已经把它当做我的任务清单管理器。
我一般会在周末或晚上挑个时间查看堆积如山的邮件。
”

金融科技初创公司Tala的CEO，Shivani Siroya就把收件箱和Slack作为自己专门的任务清单；如果发现有新消息或直接邮件，就表示还有任务没有完成。

阅读软件Hooked的CEO Prerna Gupta同样将电子邮箱收件箱作为自己的任务管理器。
她把待回复的邮件标记为“未读”，用谷歌日历的提醒功能确保优先处理紧急任务。
她坦诚，“一旦任务突然堆积起来，我会新建一个未命名的文本文件，以保持待办任务的存在提醒自己尽快完成。
我总是不给文本文件命名，也不保存，这有利于我保证及时处理任务！”

手写任务

但对于许多CEO来说，简洁非常关键——这也许可以解释为什么很多人一看到这些五花八门的任务管理就选择困难。
Siroya说，她通常用手机便签记录紧急任务，然后把处理周期较长的任务记在Google Docs中。
不过，她也和Blumenthal以及Tannen一样，更喜欢把其他任务写在纸上。
她说，“我已经搞清楚这些数字系统的工作原理了，但我不得不说，一天工作结束的时候，还是发现在纸上列出待办任务最有用。
”

虽然已经是一家协同软件公司的CEO，PGi的Ted Schrafft还是保持着手写日常任务的习惯。
还有旅游初创公司Tastemakers Africa的CEO Cherae Robinson，他一般把短期任务记录在实体备忘录上。
Teran还会把某些特别紧急特别重要的任务打印出来。
他会把记录着需要一直跟进的项目记在笔记本里随身携带，多留点空间给自己思考重大的想法。
他现在已经在用第二个笔记本了。

委派他人

有些高管也会使用虚拟助理。
即使像Tannen这种纯粹利用自己的大脑记住任务的人，有时也会把一些任务外包给AI助手。
他说，“Clara就像我的个人Pepper Potts（钢铁侠的助理，后为Stark工业的CEO），负责我的日程调度，”另一方面，Blumenthal和Teran也有协助安排日程和管理时间的人类助理。
Blumenthal说，“我把自己的日程安排交给助理后能节省40%的时间。
”

耐心磨练

如果你不会好好管理自己的时间，那再好用的任务管理器也没什么用。
冥想 Simple Habit的CEO Yunha Kim说，“我的工作流程有个诀窍——设定时间限制，像我们这样的初创公司，总有没完没了的待办任务，而且要想一口气完成一项任务通常不太现实。
”

换句话说，我们必须要有耐心。
处理任务管理系统和其他技能没什么两样——即使是最有生产力的领导者也需要花时间磨练。
食品采购软件公司FoodTrace的CEO Riana Lynn说，“要想成为一名成功的企业领导者，需要经过数月数年形成强大的日常工作流程和任务清单管理技能。
”

身体是革命的本钱

必须优先处理那些大概永远不会出现在任务清单上的事情——比如，照顾好自己。
“保证良好的睡眠和营养充足的食物是处理好所有事情最关键的任务。
”